司法部司法协助外事司《关于在与美国的刑事司法协助中采用有关证明格式的通知》

司法部司法协助外事司关于在与美国的刑事司法协助中采用有关证明格式的通知

最高人民法院外事局、最高人民检察院外事局、公安部外事局并海关总署缉私局：

中美双方在《中美刑事司法协助协定》（见附件一）草签时的“会谈纪要”中曾就提取书证、证言和扣押物品作为证据的有效性进行证明（即“证明表格”）事初步达成协议（见附件二）。

现在，中美双方“中央机关”已经就采用有关的书证证明表格和执行活动证明程式的具体建议达成一致。为进一步规范执行刑事司法协助请求的程序并且使有关的执行活动尽可能符合请求国法律提出的程序性要求，现就上述证明表格和证明程式在随后办理的中美刑事司法协助案件中采用之事通知如下：

1．当我国公安机关、侦查机关、检察机关、审判机关为办理涉美刑事案件而依据《中美刑事司法协助协定》向美方提出关于代为询问、提取书证或者扣押物品的请求时，我司作为中方“中央机关”的职能部门将自动在请求书中注明关于依照附件三1、2或者3列举的证明项目和程式制作有关文书的要求，并将上述有关证明格式附于我向美提出的请求书后。鉴此，我有关司法机关在向我司转交请求材料时，可不再随附上述表格。如果我方提出请求的机关认为需要在有关的证明程式中增加新的内容，应当在向我司提交的请求材料中做特别说明。

2．当美方依据《中美刑事司法协助协定》向我方提出关于调取业务记录、调取公文书记录或者扣押物品的请求时，作为美方“中央机关”的美国司法部将在有关请求书中注明关于填写附件三4、5或者6表格的要求，我司在向我国执行机关转递请求材料时随转有关的证明表格中文本。请各执行机关在执行有关请求时注意按要求用中文填写所附表格。如果美方提出使用英文填写有关表格的特殊要求，将由我司负责按照中方执行机关填写的证明表格中文本进行翻译。

3．如果我国提出协助请求的机关发现美方提供的执行结果未按要求履行有关的证明程式，可以通过我司要求美方予以补充。如果我国执行协助请求的机关未按要求填写有关的证明表格，我司将通知该执行机关予以补充。

4．在特殊情况下，如果我国执行机关认为不能使用美方要求填写的证明表格，应当及时向我司说明情况，以便我司在答复请求时作出解释或者由我司根据《中美刑事司法协助协定》的规定对有关材料做附加证明。

5．在执行美方的有关协助请求时，如果美方提供的表格份数不够，相关的执行机关可以按照本通知附件的样式根据需要复制有关的证明表格。

附件：

一、《中美刑事司法协助协定》

二、《会谈纪要》

三、中美双方确认的六个证明表格

1．关于提取书证的要求（当中方是请求方时）

2．关于代为询问证人的要求（当中方是请求方时）

3．关于扣押物品的要求（当中方是请求方时）

4．业务记录真实性证明书（当美方是请求方时）

5．外国公文真实性证明书（当美方是请求方时）

6．有关被扣押物品的证明书（当美方是请求方时）

中华人民共和国司法部司法协助外事司

二○○五年八月十日

附件一（略）

附件二（略）

附件三

与美国的刑事司法协助中应采用的证明格式（当中方是请求方时）

1（中文版）

关于提取书证的要求

（当中方是请求方时）

在答复中方提出的提取书证的协助请求时，美方须出具：

一、提取过程记录，包括以下内容：

1．所提取的文件在何单位、由何人保管；

2．文件是原件还是复印件；

3．提取的时间及地点；

4．提取文件的执法或司法机构盖章或由至少两名提取文件的执法或司法人员签名。

二、认证，包括以下内容：

1．经提供文件的文件保管人签名的声明，写明：“我叫______，我知道，如果我故意作出不真实陈述，将有可能依照美国法律负刑事责任；谨声明，此文件是原件（或原件的复印件）”；

2．提取文件（原件或复印件）的执法或司法人员签名并注明取证的日期；

3．就原件而言，认证应在原件以外另附单页；就复印件而言，认证应做在文件的最后一页上。

1（英文版）

When PRC is Requesting Party Requirements for Assistance in Taking Documentary Evidence

In response to a Chinese request for assistance in taking documentary evidence，the U．S．side shall provide the following：

Chinese side with a verbatim transcript of the questioning which shall meet the following requirements：

1．Record of the evidence-taking procedure，which will include：

a．Entity from which the document is sought and the custodian；

b．Whether the document is original or a copy；

c．Date and place evidence was taken；and

d．Seal of the law enforcement or judicial organ which performs the evidence taking or signature of at least two law enforcement or judicial officers who take the evidence；and

2．Authentication，which shall include：

a．A signed statement by the custodian from whom the document is sought as follows：“I，______，knowing that I will be subject to criminal liability under the laws of the United States if I intentionally make a false statement，declare that this document is an original（or a copy of the original）”；and

b．The signature of the law enforcement or judicial officer who takes the document（original or copy）and the date of the collection of the evidence．

C．For original documents，authentication shall be made on a separate piece of paper accompanying the original documents．For copies，the authentication shall be made on the last page of the document．

2（中文版）

关于代为询问证人的要求

（当中方是请求方时）

在答复中方提出的代为询问证人协助请求时，美方须向中方提供“询问笔录”，并须满足以下要求：

一、笔录应包括：

1．根据中方提供的询问提纲所进行的询问的详细记录；

2．询问的时间、地点、被询问人的基本情况、住所及电话号码；

3．进行询问的执法或司法人员签名并注明日期。

二、询问需要由执法或司法人员二人以上进行，并注明执法或司法人员的所属部门及职务；

三、询问人须向被询问人告知其权利及如果在宣誓情况下故意作出不真实陈述应负的刑事责任；

四、在询问笔录的结尾处，要求被询问人写明：“以上记录给我看过，与我所讲的一致”的字样，并由被询问人签名并注明日期；如被询问人拒绝作上述声明，询问人应写明，已向该人提出上述要求，但被该人拒绝，并由询问人签名并注明日期。

2（英文版）

When PRC is Requesting Party Requirements for Assistance in Taking Testimony

In response to a Chinese request for assistance in taking testimony，the U．S．side shall provide the Chinese side with a verbatim transcript of the questioning which shall meet the following requirements：

1．The transcript shall

a．provide a detailed record of the questioning conducted in accordance with the questions provided by the Chinese side，

b．state the time and place of the questioning，basic condition of the questioned person and his or her address and telephone number，and

c．signature of the law enforcement or judicial officers who do the questioning，with the date．

2．Questioning shall be conducted by at least two law enforcement or judicial officers with their department and positions identified；

3．The questioner shall make clear to the questioned person his（or her）rights and criminal liability for an intentional false statement given under oath；

4．The questioned person shall be requested to provide a statement at the end of the transcript along the following lines：“I have read the above transcript，which is in conformity with what I have said”with his（or her）signature and the date．If the person declines the request for such a statement，the questioner shall provide a signed and dated statement that the request was made and that the questioned person declined to provide it．

3（中文版）

关于扣押物品的要求

（当中方是请求方时）

在答复中方提出的扣押在美国境内的物证或物品的协助请求时，美方提供给中方的答复文件中应包括以下内容：

一、扣押物品过程的记录

1．所扣押物品在何单位、由何人保管；

2．所扣押物品的特征、客观状态（大小、形状、颜色等）、数量等的描述；

3．扣押的时间、地点；

4．物品持有人（或保管人）签名；

5．执行扣押的执法或司法机关盖章（或由执行扣押的执法或司法人员签名）并注明日期。

二、被扣押物品的全貌及细目照片3-5张。

三、认证，须由执行扣押的执法或司法人员在被扣押物品照片背面写有：“此照片系所扣押物品的照片”的字样，并由其签名并注明日期。

3（英文版）

When PRC is Requesting Party Requirements for Assistance with Respect of Seized Items

In response to a Chinese request for assistance with respect of the seizure of material evidence or articles located in the U．S．，the following elements shall be included：

1．Record of items’seizure procedure：

a．Entity where the items are seized and the custodian；

b．Description of features，objective state（size，shape，color），and quantity of the seized items；

c．Date and place of the seizure；

d．Signature of the custodian（or who holds it）；and

e．Seal of the law enforcement or judicial organ which executes the seizure（or the signature of the law enforcement or judicial officers who perform the seizure）and date．

2．Three to five pictures of the entire or parts of the seized article．

3．Authentication shall be accomplished by the law enforcement or judicial officers who perform the seizure writing at the back of the picture such language as“this is the picture of the seized items”with their signature and date．

与美国的刑事司法协助中应采用的证明格式（当美方是请求方时）

4（中文版）

业务记录真实性证明书

（当美方是请求方时）

我叫___________（姓名），我知道，如果我故意作出不真实的陈述，将有可能依照中华人民共和国的法律负刑事责任，谨声明如下：

我受雇于______________（向其调取文件的业务机构名称）。我的正式职务是___________。后附的每一项记录均为由__________（向其调取文件的业务机构名称）保管的原件或原件的复印件。

我进一步声明：

1．此记录是由知情人（或通过该人转递的信息）在事件发生时或接近发生时所作出；

2．此记录存在于正常经营的业务活动过程中；

3．业务活动使此记录成为常规；

4．如果此记录不是原件，则是原件的复印件。

签名：______

日期和地点：_________________

我证明，提取上述证据的过程合法，上述人员的签名属实。

签名：________________（提取证据的司法人员）

日期和地点：________________________________

4（英文版）

When U．S．is Requesting Party CERTIFICATE OF AUTHENTlCITY OF BUSINESS RECORDS

I，__________（name）____________________，knowing that I will be subject to criminal liability under the laws of the People’s Republic of China for an intentionally false statement declare that：

I am employed by_____________（name of business from which documents are sought）____________in the position of________________（official title）_________________________．Each of the records attached hereto is the original or a duplicate of the original record in the custody of___________________（name of business from which documents are sought）________________________．

I further state that：

（A）such records were made，at or near the time of the occurrence of the matters set forth，by（or from information transmitted by）a person with knowledge of those matters；

（B）such records were kept in the course of a regularly conducted business activity；

（C）the business activity made such records as a regular practice；and

（D）if any such record is not the original，it is a duplicate of the original．

______________________（signature）__________________

_______________________（date and place）_______________

I hereby attest that the above-mentioned evidence is taken lawfully and the signature of the above person is genuine．

_____________（signature of judicial officer who takes the evidence）_________________________________________（date and place）____________________

5（中文版）

外国公文真实性证明书

（当美方是请求方时）

我叫___________（姓名），我知道，如果我故意作出不真实的陈述，将有可能依照中华人民共和国的法律负刑事责任，谨声明如下：

1．我在_______________________（政府部门）任职。在履行职务中，我被授权保管官方记录；

2．我的职务是_______________（正式职衔）；

3．在我的职权范围内，我提供了由___________（政府部门）保管的记录的真实而确切的副本；

4．副本列举如下，并附于本证明之后。

文件名称：

签名：___________

日期和地点：___________________________________

我证明，提取上述证据的过程合法，上述人员的签名属实。

签名：_____________（提取证据的司法人员）

日期和地点：_________________________________________

5（英文版）

When U．S．is Requesting Party CERTIFICATE OF AUTHENTIClTY OF FOREIGN PUBLIC DOCUMENTS

I，the undersigned，______________（name）_______________，knowing that I will be subject to criminal liability under the laws of the People’s Republic of China for an intentionally false statement declare that：

（1）I work for__________________（government department and office）_________________________________and in the course of its functions I am authorized to maintain official records．

（2）My position is_____________（official title）___________________

（3）In my official capacity，I have caused the production of true and accurate copies of records maintained by_________________________________（government department）___________________________．

（4）Those copies are enumerated below and attached．

Title of Documents：

_______________________（signature）_______________________

_______________________（date and place）__________________

I，the undersigned，attest that the above-mentioned evidence is taken lawfully and the signature of the above person is genuine．

_______________（signature of judicial officer who takes the evidence）_____________________________________（date and place）________________________

6（中文版）

有关被扣押物品的证明书

（当美方是请求方时）

我叫_______（姓名），我知道，如果我故意作出不真实的陈述，将有可能依照中华人民共卡口国的法律负刑事责任，谨声明如下：

我正式的政府职位是___________________（官方职务）。我于___________________（日期）在______________________（地点）从_______________________________（人名或机构名）处收到了下列扣押物品。我于______________（日期）在________________（地点）将下列扣押物品原样（如有变化，则说明如下）交给了_________________________（人名或机构名）。

物品说明：

在我保管时物品状况的改变情况：

签名________　日期___________

部门负责人签名（或加盖本部门公章）：_________________

6（英文版）

When U．S．is Requesting Party CERTIFICATE WITH RESPECT TO SEIZED ITEMS

I，the undersigned，_____________（name）________________________，knowing that I will be subject to criminal liability under the laws of the People’s Republic of China for an intentionally false statement declare that：My official government position is__________________________（official title）___________________________．

I received custody of the items listed below from____________________（name of person or entity）____________on__________________（date）_________________，at_________________（place）________________．I relinquished custody of the items listed below to______________________________________（name of person or entity）_________________________on_________________（date）__________________，at___________________（place）______________________in the same condition as when I received them（or，if different，as noted below）．

Description of items：

Changes in condition while in my custody：

________________________（signature）_____________________

_________________________（date）_________________________

_____________（signature of person in charge of the department／seal of the department）_______________________