电子卷宗:打通“信息化办案”关键环节----最高检《人民检察院制作使用电子卷宗工作规定(试行)》解读

　　在四川省甘孜藏族自治州,偏远的县检察院如果向州检察院报送案件卷宗,走山路需要一至两天,若遇上大雪等恶劣天气导致封山,耗费的时间会更长。但在电子卷宗系统上线后,通过卷宗共享,“一两天”缩短为“一瞬间”。

　　2016年1月1日,最高人民检察院印发的《人民检察院制作使用电子卷宗工作规定(试行)》(下称《规定》)开始施行。日前,最高检案件管理办公室(下称案管办)和检察技术信息研究中心(下称信息中心)负责人就《规定》的相关情况接受本报记者专访。

　　电子卷宗助推全程网上办案

　　提起“全国检察机关统一业务应用系统”(下称统一业务应用系统),检察官们对其2014年1月全面上线以来带来的诸多便利如数家珍。司法办案信息网上录入、办案活动网上监督管理、办案数据自动采集生成……“可以说,在规范检察机关司法办案行为、提高办案质量和效率等方面,统一业务应用系统发挥着重要作用。”最高检案管办负责人对记者说。

　　但是,统一业务应用系统在深化应用中也遇到了“梗阻”。“大量的案卷材料,特别是在公安侦查环节形成并移送检察机关的纸质卷宗案件材料,尚未以电子文档的形式储存在系统中。”这位负责人表示,实践中,这导致统一业务应用系统不能完全满足案件网上办理、流转、监督等工作需要,给系统深化应用带来诸多不便。

　　工作需要,是最大的动力。2014年1月,经最高检批准,四川、贵州两省检察院先行研发使用“电子卷宗综合管理子系统”,在统一业务应用系统内实现电子卷宗的制作和使用,受到办案人员和律师的欢迎。各地检察机关先后派人去调研考察,普遍反映较好。

　　2015年7月,曹建明检察长在大检察官研讨班讲话中强调,积极开展电子卷宗综合管理子系统试点工作,力争年底前部署应用。2015年7月16日,根据最高检网络安全和信息化领导小组会议决定,在第一批试点的基础上,最高检确定北京、山西、内蒙古、江苏、云南作为第二批试点单位,同时要求各地抓紧做好设备采购、平台建设等工作,力争年底前上线运行。

　　与此同时,为规范电子卷宗的制作使用工作,最高检案管办、信息中心会同相关业务部门,研究起草了《规定》,经最高检第十二届检察委员会第四十五次会议讨论通过并下发执行。《规定》对电子卷宗的概念,各部门职责分工,电子卷宗制作、使用、责任追究等内容作出了规定。

　　“为进一步从技术要求上规范电子卷宗的制作使用,我们还起草了《人民检察院电子卷宗制作规程》作为附件,供各级检察机关参照执行,主要涉及电子卷宗制作设备要求、场所要求、流程要求等内容。”最高检信息中心负责人说。

　　电子卷宗助力诉讼档案电子化

　　在办理审查起诉案件中,对公安机关或检察机关侦查部门在侦查阶段形成的侦查卷“电子化”便可形成“电子卷宗”,而审查起诉环节部门形成的检察卷、检察内卷,尽管也是“电子化”的形式,但并非“电子卷宗”,而是“检察机关诉讼档案”。

　　究竟该如何准确界定“电子卷宗”?其与“诉讼档案”如何区分?

　　最高检案管办负责人介绍,“电子卷宗”是检察机关在案件受理前或者受理中,将纸质案卷材料制作成具有特定格式的电子文档和相关电子数据,“诉讼档案”则是在办案中形成的具有查考利用价值,并按照有关规定立卷归档、集中保管的诉讼文书、视听资料及其他各种材料。

　　“电子卷宗作为辅助办案的有力工具,虽然与纸质卷宗的内容、形式、顺序等保持一致,但现阶段并不能完全替代原始纸质卷宗。”最高检案管办负责人说,一方面基于档案法规定的档案“双套制”,原始纸质卷宗应当与电子卷宗相互印证;另一方面,电子卷宗相关工作刚刚起步,很多东西需要不断探索实践。《规定》指出,案件办理过程中所形成的诉讼档案,需要进行电子化处理的,依照档案管理的有关规定办理。检察院应当创造条件,积极推动统一业务应用系统与诉讼档案管理系统对接工作,有效发挥统一业务应用系统中的电子卷宗、文书在生成诉讼档案电子版中的作用。目前,最高检办公厅、案管办、信息中心正会同江苏省检察院和研发单位开发统一业务应用系统归档功能模块。

　　审查起诉等案件应制作电子卷宗

　　哪些案件应该制作电子卷宗?记者看到,《规定》列举了审查起诉类案件,报请上级检察院决定逮捕、批准延长羁押期限、提请提出抗诉、核准追诉等案件。

　　“审查起诉案件使用电子卷宗的场合多,不仅可用于制作审查起诉报告、起诉书、不起诉决定书,而且可用于出庭示证、质证以及律师阅卷等,另外,审查起诉的办案时间相对较长,为制作电子卷宗提供了条件。”“报请上级检察院决定逮捕、延长羁押期限的案件,以及提请上级检察院提出抗诉、核准追诉的案件,涉及上下级检察院之间的流转,对其制作电子卷宗,有利于加快流转和办理效率。”最高检案管办负责人解释说。

　　记者发现,《规定》没有要求对公安机关报请批准逮捕的案件制作电子卷宗。对此,最高检案管办负责人表示:“考虑到批捕阶段时间紧张,证据材料往往在随后的侦查过程中会进一步完善和补充,到审查起诉后必须重新扫描,律师在侦查阶段也不能查阅案卷材料,扫描意义不大,所以暂不纳入制作范围。”

　　记者看到,《规定》明确了电子卷宗的三种生成方式:对纸质卷宗进行扫描、摄制;上传侦查机关、法院移送的符合要求的电子文档;其他方式。“目前主要通过对侦查卷扫描的方式制作电子卷宗。”最高检案管办负责人表示,《规定》明确由检察机关案管部门在受理案卷时,统一扫描、上传到系统。

　　据悉,内蒙古、山东、安徽、贵州、陕西等省级检察院已经与公安机关签订相关文件,明确由公安机关在移送案件时一并将制作好的电子卷宗移送过来,案件管理部门直接上传到系统。

　　此外,《规定》指出,各级检察院根据工作需要和实际条件,经检察长批准,可以扩大本院或者下级检察院制作电子卷宗的案件范围。对于绝密级案件,不得制作电子卷宗。对于法院的判决书、裁定书以及侦查机关送达的执行回执,应参照电子卷宗的制作要求,将其扫描、上传到相应案件文书卷宗区。

　　电子卷宗如何“安全”使用

　　在信息化时代,信息安全至关重要。检察机关的电子卷宗如何能做到安全高效使用?

　　“《规定》针对不同的使用范围和方式,规定了不同的安全控制条件。”最高检信息中心负责人表示,检察人员在统一业务应用系统内使用电子卷宗的,只有对该案件有办理、审核审批、监督管理权限的办案人员和院领导以及其他从事案件监督管理工作的人员,才能查阅、使用。检察人员在统一业务应用系统外使用的,分两种情形:一种是公诉人员将自己承办案件的电子卷宗导出用于出庭示证的,由承办人以账号登录,导出到涉密设备上,系统自动记载,可以追溯倒查,使用后及时删除;另一种是因开展案件讨论、质量评查等需要导出使用的,需经承办部门审核同意,报分管院领导批准后,由案管部门导入到符合保密要求的设备中使用,并记录存档,使用后删除。

　　最高检信息中心负责人还表示,对于律师阅卷的,案管部门应当在审核认证后,将电子卷宗调入独立终端供查阅。向律师提供电子卷宗时应使用光盘复制并加载防护措施。对法院、侦查机关等使用,《规定》明确应当经办案部门审核同意,报分管院领导批准后,由办案部门使用光盘复制、提供,并记录存档。对于通过协同办案平台共享电子卷宗的,要求将实施方案报省级检察院审核批准。

　　目前,全国已经有28个省、自治区、直辖市检察机关上线运行电子卷宗系统。那么该系统已在哪些方面对司法办案工作产生影响?

　　据最高检案管办负责人介绍,主要体现在四个方面:其一,用于检察机关内部的案件办理,提高案件流转效率。电子卷宗便于办案人查阅、摘抄、引用卷宗信息,能够明显提高办案效率。实现检察机关各部门之间和上下级检察院之间信息共享,节约人力物力。其二,用于案件审核审批、监督管理,顺应检察改革的需要。通过电子卷宗系统,可以呈现“原始”卷宗上的证据和法律文书,实现案件办理和监督管理同步,为案件流程监控和质量评查提供平台和保障。其三,用于律师阅卷,保障律师执业权利。既缓解检察人员与辩护律师在阅卷时间安排上的冲突,又大大缩短了律师复制案卷材料的时间,一张光盘就刻录下来,非常方便。其四,用于法院、侦查机关的办案需要,实现政法信息资源共享。